Gmailに届く領収書の課題

ビジネスでは、多くの領収書や請求書がメールで届きます：

ECサイトの購入明細
SaaSサービスの請求書
クラウドサービスの利用明細
交通系サービスの領収書

これらを一つ一つ手作業で保存・整理するのは大変です。

手作業での管理の問題点

1. 保存漏れ

メールに埋もれて、領収書の保存を忘れてしまうことがあります。

2. 検索性の悪さ

必要な領収書を探すのに時間がかかります。

3. 整理の手間

ダウンロードして、フォルダ分けして、会計ソフトにアップロードして…と手順が多くなります。

自動化のメリット

保存漏れの防止

自動で収集されるため、保存し忘れることがありません。

時間の節約

手作業での保存・整理が不要になり、他の業務に時間を使えます。

一元管理

すべての証憑が一箇所に集まるため、管理がラクになります。

Gmail証憑の自動収集方法

方法1：会計ソフトのメール転送機能

freeeなどの会計ソフトには、特定のメールアドレスに転送すると自動でファイルボックスに保存される機能があります。

方法2：専用ツールの活用

Gmail APIを使って、領収書を含むメールを自動で検出・収集するツールを利用する方法もあります。

方法3：Gmailフィルタ + ラベル

Gmailのフィルタ機能でラベルを付け、定期的にそのラベルのメールをまとめて処理する方法です。

効果的な自動収集のポイント

1. 収集対象の明確化

どの送信元からのメールを収集対象とするか、ルールを決めておきましょう：

Amazon、楽天などのECサイト
AWS、Google Cloudなどのクラウドサービス
Slackなど、SaaSの請求書

2. フィルタ条件の設定

「領収書」「請求書」「ご利用明細」などのキーワードや、特定の送信元でフィルタリングします。

3. 定期的な確認

自動収集でも、想定外のメールが漏れている可能性があります。月に1回は確認しましょう。

会計ソフトとの連携

自動収集した証憑は、会計ソフトと連携させることで真価を発揮します：

取引データとの自動マッチング
紐付け漏れの検出
電子帳簿保存法への対応

まとめ

Gmailから届く領収書の管理は、自動化することで大幅に効率化できます。適切なツールを選んで、「溜めない」「漏らさない」証憑管理を実現しましょう。

Gmailから届く領収書を自動で整理する方法