freeeで証憑管理を効率化する方法｜ファイルボックス活用術

freeeの証憑管理機能

freeeには「ファイルボックス」という証憑管理機能があります。領収書や請求書をアップロードして、取引と紐付けることで、電子帳簿保存法にも対応した管理が可能です。

ファイルボックスの基本的な使い方

1. 証憑のアップロード

ファイルボックスへの証憑アップロード方法は複数あります：

• Web画面からのドラッグ&ドロップ
• スマホアプリからの撮影・アップロード
• メールでの転送
• 外部サービスからの連携

2. 取引との紐付け

アップロードした証憑は、対応する取引に紐付けます。紐付けることで：

• 証憑と取引の対応関係が明確になる
• 決算・監査時の確認がスムーズに
• 電子帳簿保存法の要件を満たせる

3. 検索・確認

ファイルボックスでは、日付や金額、取引先名で証憑を検索できます。必要な証憑をすぐに見つけられるので、問い合わせ対応や監査対応も効率的です。

証憑管理の課題

freeeのファイルボックスは便利ですが、以下のような課題もあります：

紐付け漏れ

取引は登録したけど、証憑の紐付けを忘れてしまうケースがあります。特に取引量が多い場合、すべての取引に証憑を紐付けるのは大変です。

証憑の収集漏れ

メールで届いた領収書を保存し忘れたり、紙の領収書をスキャンし忘れたりすることがあります。

適格請求書の確認

インボイス制度対応で、証憑が適格請求書かどうかの確認も必要になりました。

効率化のポイント

自動化ツールの活用

Gmailから証憑を自動収集するツールを使えば、収集漏れを防げます。

定期的なレビュー

月次や四半期ごとに、紐付け漏れがないかチェックする習慣をつけましょう。

外部ツールとの連携

freeeと連携できる外部ツールを活用して、証憑管理をさらに効率化できます。

まとめ

freeeのファイルボックスは強力な証憑管理機能ですが、手作業での運用には限界があります。自動化ツールや定期的なレビューを組み合わせて、漏れのない証憑管理を目指しましょう。